適度に、適当に。

選択の多い人生ですが、家族で楽しく暮らしていきたいです。

仕事机はミニマムに。

こんにちは、夏子です。

今更ながら、朝からミニマリストさんのブログを読むのは危険なことに気づきました…。
通勤中なのにUターンして家で片付けしたくなります。

これからはできるだけ在宅中にお邪魔しよう、とひそかに決意しました。

仕事机に置く物や配置をたびたび見直ししています。

さて。
自宅の片付けと同様、職場のデスクもたびたび見直しを進めています。

私は事務職です。
一日のほとんどをパソコンの前で過ごします。

電話対応したり、窓口ではないけれどたまにいらっしゃる来客に対応したりもありますが、
ほとんどの時間はパソコン作業。でも紙媒体もたくさん扱います。


仕事をしていると、私の脳ミソのキャパシティはとても小さいな、とよく感じます。
マルチタスクがとても苦手で、電話や来客でその前の仕事が真っ白に戻ります。

また、職場を一歩離れれば仕事のことは記憶の彼方。
家事や育児のことで頭がいっぱいになり、
次の日に前日のやりかけの仕事を思い出すのにも時間が必要。


そのため、特に出産後は、未来の自分は信用していません。
一瞬先でもこんがらがるのに、翌日の自分の記憶なんて当てにしていたら絶対に失敗する(笑)。

今は短時間勤務にしてもらっているので、思い出し作業のような効率の悪さで時間を使うのは申し訳ない。

机回りを見直すと、自分の欠点とも少しずつ上手に付き合えるようになってきました。

仕事机に置くものは厳選する

当たり前なのですが、まずはここからのスタート。
元々、全く仕事に関係のないものは置いていませんが、もっと徹底することにしました。

机の上にはノートパソコンとペン立てとメモ帳と電話が載っています。電話で慌てると失敗しやすいので、メモ帳とペン立ては勤務中は電話の前に出しっ放しにしています。

ペン立てに入れているもの

三色ボールペンシャープペンシル蛍光ペン、油性ペン、15センチ定規、はさみ、カッター。

ペン立てには、1種類につき1つ(1本)。
形状が違うので、この量だったら取り間違えることはありません。以前はボールペンが3本以上、蛍光ペンが4色ありましたが、探しづらいのでやめました。

ペンを迷う時間なんて大したことはありませんが、迷った瞬間に思考が飛んでしまうことがあるので、自分にとっては小さくても大きな改善。
使ったらすぐに元に戻します。

これ以外の文具は、机の引き出しに入っています。こちらもだいぶ見直して数が少なくなりました。

消しゴム、シャープペンシルの芯、テープのり、修正テープ、付箋紙、穴開けパンチ、ホッチキスと芯、個人シャチハタ印、ペン立て以外の色の蛍光ペン3本。

細かく仕切って迷わないようにしています。

書類は今、使っているもの以外は机の上におかない

中断したときにすぐに再開できるよう、出しておく書類は一種類だけにしています。
その代わり、やりかけの物をやりかけのまま入れられる引き出しを1つ確保。

机の右側には三段の引き出しが付いています。

一番上はとても浅い引き出しなので文具入れに。
二番目は高さ20センチほどの引き出し。←ここ
三番目はA4書類が横向きにファイルのまま立てて入れられる深さの引き出し。

このうち二番目の引き出しを、「やりかけ入れ」にしました。
基本的には空っぽにして、急ぎの仕事が入ったときに、やりかけの書類をやりかけのまま一時置きする引き出しです。
朝、その日取り組むファイルを持ってきて、いれておきます。

幼稚な方法ですが、自分には一番合っているようです。

探し物をしたら、要改善のサイン

書類でも文具でも、はたまたパソコン内のデータでも一緒ですが、
「あれ、どこだっけ?」
と、少しでも思ったら負け。要改善のサインです。

使う時にサッと取り出せないのは、小さいことだけれど、積もると時間を奪われます。

場所の見直し、使うものの厳選、
パソコン内のファイル名の変更やフォルダの整理。
デスクトップや受信トレイもきれいにしておきます。

探し物をするたびに机回りの物を減らして、最近はだいぶ快適になりました。
書類についても、自分が捨てられる権限のあるものは、なるべく短期間に見直して処分しています。

進捗管理を予定しておく

とにかく目の前のことに意識を奪われがちな自分。
余計なものを排除しても、1週間、1ヶ月、数ヵ月のスパンの仕事を見落としかねません。

そのため、進捗管理のための時間をあらかじめ設定してしまいます。

1日の予定は朝と帰りがけに、
1週間の予定は金曜と月曜に確認する時間を取ります。

1ヶ月の予定は月末のある日に、
四半期の予定は…と、これくらいのスパンになるとパソコンのカレンダーに他の行事予定と一緒に「予定を確認する」という予定も書き込んでしまいます。

終業時間から、保育園のお迎えに間に合う電車に乗るまで時間があまりないので、終業したらすぐに帰れるよう、
帰りがけ10分は書類の片付けと、翌日の仕事の書き出しにしています。

毎朝は、前日のメモチェックから再開すれば回り道のようでも取りかかりは早くなります。
時短なので、帰宅後に入った仕事は前日のメモに優先順位を考えて加えます。


目の前の仕事だけを順番に終えれば大丈夫、という安心感は私には重要なこと。
心配事があると集中力が落ちてしまいます。

まとめ

デスク回りを片付けたり、進捗管理をしたりはごくごく基本的ことですが、書類の紛失やミスを防ぐには最低限の心構え。うっかり者の私には必要な作業です。

自分の一存で捨てられない書類や備品もいっぱいありますが、机だけはミニマムにしています。
何だか、新人さんのような小さな工夫ばかりですけど…。


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(*’ー’*)ノ